Executive Assistant (m/w/d)

Vorwerk SE & Co. KG
Wuppertal
Berufserfahrung
Berufserfahrung (Senior Level)

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
Kaufmännische Berufe (Sonstige)
Kennziffer: 11014

Die Vorwerk SE & Co. KG ist ein im Jahr 1883 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Wuppertal. Das Kerngeschäft von Vorwerk ist die Produktion und der Vertrieb innovativer Premium-Haushaltsgeräte. Darüber hinaus gehören Produkte für die Gebäudereinigung, Finanzierungslösungen sowie eine Ventures-Capital-Gesellschaft zum Portfolio. Heute ist die weltweit tätige Vorwerk Gruppe mit rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in über 60 Ländern aktiv.

DIESE AUFGABEN ERWARTEN SIE

Administrative Unterstützung des CFO: Sicherstellung eines effizienten Arbeitsablaufs und Organisation von Team-Meetings.
Erstellung von Vorlagen für Geschäftsstrategien: Ausarbeitung fundierter Vorlagen zur Unterstützung strategischer Entscheidungsprozesse.
Koordination des Tagesgeschäfts: komplexes Termin- und umfassendes Travelmanagement, sowohl national als auch international.
Steuerung des Wiedervorlagensystems: Nachverfolgung von Aufgaben für termingerechte Ergebnisse.
Meeting-Management: Selbstständige Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung inklusive Protokollierung und Dokumentation.
Präsentationen: Entwicklung und Gestaltung professioneller Präsentationen für den CFO und das Management-Team.
Internet-Recherchen: Bereitstellung relevanter Informationen für strategische Entscheidungen.
Informationsmanagement: Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses innerhalb der Direct Reports der Unternehmensleitung.
Internationale Koordination: Betreuung von internationalen Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern.
Anlaufstelle für interne und externe Anfragen: Schnittstellenfunktion zwischen zwischen Board Vorwerk International, Unternehmensleitung in Wuppertal sowie Führungsebene und Fachabteilungen.
Vertragsmanagement: Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten bezüglich Budgets, Fristen und Rechnungsstellungen.
Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen: Genehmigungen, Verschwiegenheitserklärungen, Zahlungsverkehr, Bewerbermanagement und Kundenreklamationen.
Event-Organisation: Planung und Begleitung von Unternehmens-Events, wie kommunale Veranstaltungen oder Abendessen mit VIPs und Politikern.
Dokumentenmanagement: Ablage, Digitalisierung und Pflege von Stammdaten.
Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung: Kontrolle der Rechnungen und Unterstützung bei der Budgetüberwachung.

DAS BRINGEN SIE MIT

Mehrjährige Expertise: Fundierte Erfahrung, bevorzugt in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion in einem international agierenden Unternehmen.
Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau/-mann).
Empathie & Unternehmensverständnis: Hohes Maß an Einfühlungsvermögen für die Unternehmenskultur sowie die Bedürfnisse verschiedener Geschäftsbereiche.
Interkulturelle Kompetenz und persönliche Integrität: Sicherer Umgang mit internationalen Teams und Geschäftspartnern, gepaart mit Loyalität, einem souveränen Auftreten und professionellen Umgangsformen.
Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Team- & Kommunikationsfähigkeit sowie strukturierte Arbeitsweise: Ausgeprägte soziale Kompetenz, kooperativer Arbeitsstil und starke organisatorische Fähigkeiten mit einer hohen Eigeninitiative.
Belastbarkeit & Stressresistenz: Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten.
IT-Affinität: Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Erfahrung mit SAP, Ariba und xFlow.
Flexibilität, Eigenverantwortung und effizientes Zeitmanagement: Hohe Anpassungsfähigkeit sowie ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und effizienten Organisation von Aufgaben.
Dienstleistungsmentalität, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit: Ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und eine verbindliche und präzise Arbeitsweise.
Interesse über den eigenen Aufgabenbereich hinaus: Bereitschaft, sich auch mit übergreifenden Fragestellungen auseinanderzusetzen.

DAS BIETEN WIR

Flexibler Arbeitsrahmen durch Gleitzeit, Gleitzeittage und 30 Urlaubstage
Möglichkeit des mobilen Arbeitens in definiertem Rahmen
Attraktive Altersvorsorge durch mehrere Bausteine sowie die Option auf ein Zeitwertkonto
Benefits eines Familienunternehmens wie z.B. Belegschaftsrabatte und Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten
Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
Umfangreiche Gesundheitsleistungen wie betriebliche Krankenzusatzversicherung, vielseitige Fitnessangebote und die Möglichkeit zur Physiotherapie vor Ort
Subventionierte Snacks und Menüs
Vergünstigtes Deutschlandticket und kostenfreie Parkplätze direkt am Arbeitsplatz